Khi đặt quà chung cho nhiều phòng ban, chi hội hoặc cơ sở, cần lập số lượng riêng của từng đơn vị. Các phần quà giữ cùng logo và tên sự kiện. Người đại diện có thể nhận hàng thay nhiều người; tên người ký nhận không thay cho tên tập thể được in trên quà.
Ai tặng, ai nhận và kỷ niệm dịp nào?
Lập danh sách các đơn vị được tặng và số phần của từng nơi. Một người có thể nhận cả thùng quà thay nhiều người, vì vậy cần tính số quà theo danh sách thực tế, không chỉ theo người lên nhận tại lễ.
Đặt chung, giao cho nhiều đơn vị
Một địa điểm có thể nhận hàng cho nhiều phòng, trong khi một đơn vị có thể có nhiều cơ sở. Ghi tên đơn vị, địa chỉ, số phần và người nhận ở từng dòng. Cộng lại số quà trước khi gửi danh sách đóng gói để tổng khớp với đơn đã đặt.
Giữ logo chung khi thay tên đơn vị
Tên sự kiện, logo và số năm dùng chung. Tên chi hội, phòng ban hay cơ sở được thay ở vị trí đã thống nhất và cần có người kiểm lại. Tên người nhận hàng thay chỉ nằm trong danh sách giao; lời đề tặng vẫn ghi đúng tập thể được tặng.
Kiểm đủ bộ và theo dõi quà chưa giao
Người nhận kiểm nhãn thùng, danh sách bên trong và đủ món trong từng bộ trước khi phát tiếp. Nếu còn phần chưa giao đến đúng đơn vị, ghi rõ người theo dõi. Giữ mẫu và hướng dẫn sử dụng để các nơi cùng có căn cứ kiểm hàng.
Chia quà tới các tập thể và đơn vị trong chương trình
Nhân 40 năm thành lập doanh nghiệp, quà có thể được đặt chung rồi chia về nhiều phòng, chi nhánh hoặc tổ chức đồng hành. Ghi rõ mỗi nơi nhận bộ nào, bao nhiêu phần và ai nhận hàng. Quà công ty gửi các tổ chức đồng hành giúp phân biệt bên được tặng với người đại diện nhận để chuyển tiếp.
Ở lễ 50 năm thành lập trường, nếu cựu học sinh tài trợ quà cho chương trình, trường cần cùng bên tài trợ thống nhất nhóm sẽ được trao và số phần. Chia quà tài trợ cho chương trình của trường làm rõ người đặt, người duyệt logo và nơi nhận hàng. Con số trên quà thuộc lễ đang tổ chức, dù bên tài trợ có lịch sử riêng.
Các nhóm có thể dùng cùng một mẫu hoặc chọn những bộ khác theo cách sử dụng. Bảng chia cần cộng được thành tổng đơn, còn nhãn thùng phải cho biết bên trong có bao nhiêu bộ của nhóm nào. Khi người đại diện ký nhận, ghi thêm phần họ sẽ phát tiếp. Quà còn giữ để gửi sau cần được theo dõi riêng, thay vì xem cả nhóm đã nhận đủ.
Gợi ý các loại quà
Bạn có thể bắt đầu từ Biểu trưng để bàn, Đĩa trưng bày in logo, Đồng hồ để bàn, Album & kỷ yếu kỷ niệm. Mỗi danh mục có hướng dẫn chọn mẫu, in logo và đóng hộp. Hãy chọn theo cách sử dụng, số phần, ngân sách và việc người nhận mang quà về sau lễ.
Kiểm nội dung trước khi đặt và chia quà
Dùng chung logo và tên chương trình, kèm danh sách giao đến từng nơi. Nếu in riêng tên đơn vị, đánh dấu trên hộp và danh sách để người kiểm nhận tránh nhầm giữa các cơ sở.
Ghi phần in chung và phần thay đổi theo từng nhóm. Thống nhất ai kiểm tên, ai nhận hàng và ai theo dõi quà chưa trao. Khi đóng gói, đối chiếu tên trên hộp với danh sách để mỗi phần đến đúng người.
Đặt lựa chọn này trong đúng dịp: quà kỷ niệm ngày truyền thống in logo, quà kỷ niệm thành lập hội, câu lạc bộ in logo, quà kỷ niệm thành lập chi nhánh, nhà máy.
Hướng dẫn cho từng việc cần làm
- Đặt quà tặng số lượng lớn in logo cho dịp kỷ niệm: Gom số lượng, mẫu quà và nội dung in thành một yêu cầu rõ ràng.
- Quản lý danh sách khắc tên cho quà kỷ niệm in logo: Kiểm danh sách để mỗi phần quà được in đúng tên và trao đúng người.
- Giao quà kỷ niệm in logo tới nhiều địa điểm: Lập danh sách từng nơi giao, số quà và người kiểm nhận.
Nếu cần xác nhận cách gọi số năm, mở hướng dẫn mốc kỷ niệm của tổ chức và hội khóa.
Chuẩn bị yêu cầu đặt quà: ghi tên sự kiện, số năm, logo, số phần của từng nhóm và ngày cần nhận. Mẫu, giá và lịch làm được trao đổi theo yêu cầu cụ thể của bạn.
