Cựu học sinh hoặc doanh nghiệp có thể cùng đóng góp quà in logo số lượng lớn cho ngày kỷ niệm của trường. Hãy trao đổi trước với nhà trường về người được nhận, số phần và cách trao. Bên góp kinh phí, bên đặt quà và người tiếp nhận hàng cần thống nhất việc của mình.
Ai tặng, ai nhận và kỷ niệm dịp nào?
Trao đổi với nhà trường xem quà sẽ gửi đến người dự lễ hay được chia cho các đơn vị sử dụng. Sau đó lập số lượng của từng nhóm. Số người góp kinh phí và số đại diện dự lễ có thể khác số phần quà cần đặt.
Phân biệt bên tài trợ với người được trao quà
Một khóa có thể góp kinh phí, còn nhà trường cùng ban tổ chức quyết định người được nhận. Hãy ghi quà dành cho đại biểu, giáo viên, học sinh hay các phòng ban, kèm số phần của từng nhóm. Thông tin này giúp chọn món và đóng quà đúng nhu cầu.
Ghi đúng tên trường và bên đóng góp
Logo trường, tên lễ và số năm cần được nhà trường duyệt. Tên khóa hoặc bên đóng góp có thể ghi trên thiệp hay vị trí đã trao đổi. Nếu thay số lượng hoặc người được tặng, kiểm lại nội dung gửi in và báo cho bên làm quà biết thay đổi.
Giao đủ quà và theo dõi phần chưa trao
Khi giao tại trường, kiểm đủ số bộ và tình trạng quà trước khi phát tiếp. Nhà trường đã nhận hàng chưa có nghĩa mọi khách mời đã nhận quà. Giữ mẫu đã duyệt, danh sách chia quà và tên người theo dõi phần còn thiếu hoặc chưa trao.
Quà do cựu học sinh tài trợ cho chương trình của trường
Nhân 20 năm ngày ra trường, hội khóa có thể góp kinh phí hoặc đứng đặt quà số lượng lớn để nhà trường dùng trong hoạt động đã thống nhất. Hai bên cần rõ quà sẽ trao cho ai, bao nhiêu phần và ai duyệt logo, lời in. Quà hội khóa tài trợ cho chương trình của trường giúp chuẩn bị phần này bên cạnh quà dành cho bạn học.
Nếu quà phục vụ lễ 25 năm thành lập trường, mốc được in thuộc tuổi trường, kể cả khi khóa tài trợ có năm học khác. Ghi các nhóm cựu học sinh, sinh viên, thầy cô hoặc đại biểu sẽ nhận rồi chọn món cho từng nhóm. Quà tài trợ cho lễ thành lập trường cần bảng chia số phần để trường tiếp nhận và phát đúng.
Trong lễ 50 năm có nhiều thế hệ tham dự, các nhóm có thể nhận bộ quà khác nhau nhưng vẫn dùng tên dịp và logo chung. Trước khi làm, thống nhất số cuốn, số món, ảnh được dùng và lời gửi của từng bộ. Khi hàng tới, trường kiểm theo bảng đã duyệt rồi giao cho người phụ trách phát; số người nhận tượng trưng không thay số quà thực tế.
Gợi ý các loại quà
Bạn có thể bắt đầu từ Bộ quà tặng doanh nghiệp, Ly sứ in logo, Sổ tay in logo, Đồng hồ treo tường in logo. Mỗi danh mục có hướng dẫn chọn mẫu, in logo và đóng hộp. Hãy chọn theo cách sử dụng, số phần, ngân sách và việc người nhận mang quà về sau lễ.
Kiểm nội dung trước khi đặt và chia quà
Yêu cầu đặt hàng cần ghi bên góp kinh phí, người đặt, người duyệt logo của trường, số quà và nơi nhận. Nếu in tên khóa đóng góp, hãy thống nhất với trường về vị trí và cách ghi trước khi làm toàn bộ.
Ghi phần in chung và phần thay đổi theo từng nhóm. Thống nhất ai kiểm tên, ai nhận hàng và ai theo dõi quà chưa trao. Khi đóng gói, đối chiếu tên trên hộp với danh sách để mỗi phần đến đúng người.
Đặt lựa chọn này trong đúng dịp: quà tặng kỷ niệm thành lập trường in logo, quà họp lớp, hội khóa và kỷ niệm ngày ra trường.
Hướng dẫn cho từng việc cần làm
- Cựu học sinh góp quà cho chương trình kỷ niệm trường: Thống nhất việc đặt và trao quà giữa tập thể đóng góp với nhà trường.
- Hồ sơ đặt hàng và nghiệm thu quà kỷ niệm in logo: Giữ yêu cầu, mẫu đã duyệt và kết quả kiểm hàng để đối chiếu.
- Giao quà kỷ niệm in logo tới nhiều địa điểm: Lập danh sách từng nơi giao, số quà và người kiểm nhận.
Nếu cần xác nhận cách gọi số năm, mở hướng dẫn mốc kỷ niệm của tổ chức và hội khóa.
Chuẩn bị yêu cầu đặt quà: ghi tên sự kiện, số năm, logo, số phần của từng nhóm và ngày cần nhận. Mẫu, giá và lịch làm được trao đổi theo yêu cầu cụ thể của bạn.
