Quà đại biểu được đặt số lượng lớn cho khách mời trong lễ kỷ niệm. Chọn bộ thuận tiện mang về, in logo sự kiện và đóng hộp gọn. Ban tổ chức cần ghi rõ phần phát tại bàn, phần gửi qua đầu mối và phần giao sau để trao đủ quà cho khách.
Ai tặng, ai nhận và kỷ niệm dịp nào?
Phân biệt quà tham dự cho từng khách với quà đại diện tổ chức. Thư mời, số người đến và số phần được nhận không phải lúc nào cũng bằng nhau.
Quà đi cùng hành trình của khách
Hãy xét khách còn dự chương trình khác, di chuyển bằng phương tiện nào và có chỗ đặt quà hay không. Hộp cồng kềnh hoặc món dễ vỡ cần phương án tiếp nhận rõ. Việc gửi sau có thể được thống nhất trước để khách không phải tự xử lý lúc rời hội trường.
Thông điệp nên đủ để nhớ dịp
Tên sự kiện, loại mốc và ngày hoặc giai đoạn đã duyệt giúp người nhận hiểu món quà. Những thông tin dài về lịch sử nên ở thiệp hoặc kỷ yếu. Không cần biến mặt quà thành một tờ chương trình thu nhỏ với mọi logo và tên ban tổ chức.
Đối chiếu sau lễ theo phần chưa giao
Kết thúc buổi lễ, nên tách đã nhận, nhận thay, giữ lại và gửi sau. Một dòng chưa có người nhận cuối cần đầu mối theo dõi. Lưu số lượng còn lại theo loại bộ và phiên bản nội dung để nếu bổ sung không dùng nhầm hộp của nhóm khác.
Quà đại biểu mang về từ lễ của công ty hoặc trường
Trong lễ 5 năm thành lập công ty, sổ bút có thể vừa phục vụ ghi chép vừa làm quà lưu niệm nếu khách cần dùng trong chương trình. Tên dịp trên bìa và lời giới thiệu ngắn giúp bộ quà còn rõ bối cảnh sau buổi lễ. Quà công ty gửi đại biểu cần thuận tiện để nhận, mang theo và chia tại bàn đón khách.
Ở lễ 30 năm thành lập trường, ấn phẩm ngắn đi cùng món mang hình ảnh của trường có thể giới thiệu câu chuyện cho khách chưa từng học tại đây. Quà trường gửi đại biểu cần xem cùng lịch dự lễ và cách khách mang về. Nếu thêm túi, kiểm xem túi có chứa vừa và bảo vệ đủ bộ quà hay không.
Phần mỗi đại biểu được nhận cần ghi riêng với những bộ nhờ họ mang về cho cơ quan. Người đại diện có thể nhận nhiều phần hoặc nhận một kiện để chuyển tiếp; số người trong đoàn không tự cho biết số bộ cần làm.
Ban tổ chức đặt theo danh sách phát quà đã đồng ý, ghi loại bộ và nơi nhận của từng nhóm. Với phần giao qua đại diện, ghi đủ số bộ đã bàn giao và tên tổ chức sẽ nhận. Phần chưa trao tại lễ được giữ trong bảng theo dõi để gửi tiếp sau đó.
Gợi ý các loại quà
Bạn có thể bắt đầu từ Túi vải in logo, Bộ sổ bút, Ly sứ in logo. Mỗi danh mục có hướng dẫn chọn mẫu, in logo và đóng hộp. Hãy chọn theo cách sử dụng, số phần, ngân sách và việc người nhận mang quà về sau lễ.
Kiểm nội dung trước khi đặt và chia quà
Bàn đón tiếp cần biết ai nhận tại chỗ, ai nhận thay và ai được gửi sau. Nhãn hộp ưu tiên mã đối chiếu; các thông tin không cần cho việc phát quà nên được giữ ngoài danh sách tại bàn.
Ghi phần in chung và phần thay đổi theo từng nhóm. Thống nhất ai kiểm tên, ai nhận hàng và ai theo dõi quà chưa trao. Khi đóng gói, đối chiếu tên trên hộp với danh sách để mỗi phần đến đúng người.
Đặt lựa chọn này trong đúng dịp: quà tặng kỷ niệm thành lập công ty in logo, quà tặng kỷ niệm thành lập trường in logo, quà kỷ niệm ngày truyền thống in logo.
Hướng dẫn cho từng việc cần làm
- Bố trí hộp quà kỷ niệm theo nhóm nhận và cách trao: Chuẩn bị hộp, thiệp và nhãn để trao quà thuận tiện.
- Giao quà kỷ niệm in logo tới nhiều địa điểm: Lập danh sách từng nơi giao, số quà và người kiểm nhận.
Nếu cần xác nhận cách gọi số năm, mở hướng dẫn mốc kỷ niệm của tổ chức và hội khóa.
Chuẩn bị yêu cầu đặt quà: ghi tên sự kiện, số năm, logo, số phần của từng nhóm và ngày cần nhận. Mẫu, giá và lịch làm được trao đổi theo yêu cầu cụ thể của bạn.
