Ban tổ chức hội hoặc câu lạc bộ có thể đặt quà in logo cho thành viên, chi hội và khách mời nhân dịp thành lập. Tên hội và năm kỷ niệm cần thống nhất trên mọi phần quà. Danh sách từng chi hội giúp tính số lượng và chia quà đúng nơi nhận.
Ai tặng, ai nhận và kỷ niệm dịp nào?
Làm rõ bên đứng tên tổ chức, tên được phép sử dụng và phạm vi thành viên. Quà chung đánh dấu sự tham gia không cần biến thành phần thưởng theo thứ hạng, mức đóng góp hoặc nhiệm kỳ.
Một món quà chung cần lý do chung
Hãy viết rõ món quà kỷ niệm ngày thành lập, ngày ra mắt hay một kỳ gặp mặt được hội đồng thuận. Thành viên mới và thành viên từ những ngày đầu có thể cùng nhận quà sự kiện. Khi muốn kể lịch sử, đưa câu chuyện vào thiệp hoặc album, tránh dùng tên một cá nhân thay cho toàn bộ cộng đồng nếu chưa có đồng thuận.
Đi qua chi hội cần quản lý theo hai tầng
Tầng một là số phần bàn giao cho người đại diện; tầng hai là người nhận cuối thuộc chi hội đó. Danh sách chỉ ký nhận ở tầng một chưa đủ để biết quà đã tới thành viên. Nhãn hộp chung nên hỗ trợ chia nhóm, còn thông tin cá nhân chỉ xuất hiện khi cần phát đúng phần.
Đặt theo cách sử dụng sau buổi gặp
Một món được dùng tại điểm sinh hoạt chung khác với phần mọi thành viên mang về. Hỏi vị trí đặt của biểu trưng, nơi dùng bộ trà hoặc cách mang túi và ly. Quà phải phù hợp khả năng đóng, chia và nhận của nhóm; không suy rằng hội đông thành viên thì cần một bộ quà cầu kỳ hơn.
Quà kỷ niệm thành lập hội, câu lạc bộ
Quà kỷ niệm thành lập hội hoặc câu lạc bộ cần giúp thành viên nhận ra cộng đồng của mình qua tên, logo và một chi tiết sinh hoạt chung. Nếu mọi người muốn mang quà về dùng, có thể cân nhắc cốc hoặc túi; nếu đã có ảnh và câu chuyện để giữ, album là một hướng khác. Cách chọn này có thể áp dụng cho nhiều mốc năm khi nhu cầu giống nhau.
Với khách mời, ghi riêng phần mỗi người được nhận và số bộ gửi tới các đơn vị bạn. Biểu trưng cần nơi đặt phù hợp; sổ cùng thiệp cần dễ mang theo lịch của khách. Người phụ trách nên hỏi cách nhận và sử dụng trước khi chốt món cho từng nhóm.
Mẫu để điền: “Kỷ niệm 15 năm thành lập [tên câu lạc bộ]”. Con số nói về cộng đồng, kể cả khi chương trình có thành viên mới tham gia. Nếu nhiều chi hội cùng chuẩn bị quà, thống nhất tên chung và cách ghi tên từng chi hội trước khi gửi làm mẫu.
Khi đặt chung một đợt, các chi hội có thể dùng cùng logo rồi chia nhãn theo nơi phát. Cách chia quà cho tập thể và nhóm thành viên giúp ghi số bộ từng nơi và phần mỗi người được nhận. Muốn thêm ảnh các thời kỳ, xem cách sắp trang ảnh và lời ngỏ trước khi dàn trang.
Ban tổ chức cộng số quà của thành viên, chi hội và khách mời thành tổng số cần đặt. Chọn một người xác nhận logo chung, ghi những bộ có nội dung khác và ngày từng nơi cần nhận. Khi duyệt, xem cả lời in, các món trong bộ và nhãn chia quà.
Gợi ý các loại quà
Bạn có thể bắt đầu từ Ly sứ in logo, Túi vải in logo, Album & kỷ yếu kỷ niệm, Kỷ niệm chương số năm. Mỗi danh mục có hướng dẫn chọn mẫu, in logo và đóng hộp. Hãy chọn theo cách sử dụng, số phần, ngân sách và việc người nhận mang quà về sau lễ.
Kiểm nội dung trước khi đặt và chia quà
Chốt một đại diện duyệt nhận diện, danh sách chi hội và cách phát cho thành viên ở xa. Nếu có nhiều nhóm tự đặt, thống nhất phần nhận diện chung và phần tên nhóm được thay đổi trước khi gửi thiết kế. Khi có nhiều mẫu quà, ghi số lượng của từng mẫu và kiểm lại hình in trước khi sản xuất.
Ghi phần in chung và phần thay đổi theo từng nhóm. Thống nhất ai kiểm tên, ai nhận hàng và ai theo dõi quà chưa trao. Khi đóng gói, đối chiếu tên trên hộp với danh sách để mỗi phần đến đúng người.
Để chọn quà cho từng nhóm, xem quà kỷ niệm cho các đơn vị, tập thể, quà lưu niệm cho đại biểu dự lễ kỷ niệm.
Hướng dẫn cho từng việc cần làm
- Lập kế hoạch quà kỷ niệm hội, câu lạc bộ theo nhóm: Tính số quà cho các chi hội, thành viên và khách mời.
- Quản lý danh sách khắc tên cho quà kỷ niệm in logo: Kiểm danh sách để mỗi phần quà được in đúng tên và trao đúng người.
Nếu cần xác nhận cách gọi số năm, mở hướng dẫn mốc kỷ niệm của tổ chức và hội khóa.
Chuẩn bị yêu cầu đặt quà: ghi tên sự kiện, số năm, logo, số phần của từng nhóm và ngày cần nhận. Mẫu, giá và lịch làm được trao đổi theo yêu cầu cụ thể của bạn.
