Ban tổ chức đặt quà in logo cho buổi gặp lại các thế hệ cán bộ của đơn vị. Quà dùng mốc chung của chương trình; tên riêng có thể thêm theo danh sách. Cần tính cả người nhận tại lễ, nhờ nhận hộ và nhận sau để chuẩn bị đủ số lượng.
Ai tặng, ai nhận và kỷ niệm dịp nào?
Đây là quà của một cuộc gặp hoặc cột mốc chung. Đừng tự biến ngày trở về thành lễ nghỉ hưu của từng người, hoặc tính thâm niên khi không có nhiệm vụ xét mốc công tác.
Nhắc đúng giai đoạn từng gắn bó
Một người có thể làm việc dưới tên đơn vị cũ, ở cơ sở cũ hoặc trong một tổ chức tiền thân. Lời nhắn và ảnh tư liệu nên tạo chỗ cho những giai đoạn đó mà không tự sửa tên hiện tại. Hỏi người xác nhận lịch sử khi danh sách có nhiều thế hệ hoặc nhiều lần thay đổi tổ chức.
Quà nên thuận tiện mang và đọc
Cỡ chữ, khối lượng và cách mở hộp cần được xem với người nhận dự kiến. Không suy sở thích từ độ tuổi. Nếu chưa biết nhu cầu, ưu tiên trao đổi về nơi dùng và cách nhận; một bộ nhiều món có thể tăng việc mang về mà không bổ sung câu chuyện.
Tư liệu mang tới không lẫn với quà mang về
Nếu dùng ảnh hoặc thư cũ trên quà, tập hợp tư liệu như đầu vào in của chương trình: nguồn, người cung cấp, phạm vi sử dụng và bản đã duyệt. Chỉ đưa dữ liệu đã chốt vào mẫu của lô; bản gốc được trả theo thỏa thuận riêng sau khi lấy bản số. Quà mới được phân theo mã bộ và nhóm nhận của buổi gặp.
Quà cựu cán bộ nhận trong ngày trở về đơn vị
Quà gặp mặt cựu cán bộ gắn với mốc chung của đơn vị và những giai đoạn mọi người từng làm việc cùng nhau. Có thể cân nhắc album khi đủ ảnh có nguồn, bộ trà khi người nhận có nhu cầu dùng, hoặc đĩa lưu niệm mang hình địa điểm quen thuộc. Hỏi cách mang về và nơi giữ quà để chọn mẫu, thay vì đoán sở thích từ tuổi của người nhận.
Nếu nhiều thế hệ cùng góp ảnh, cuốn ảnh cần chú thích để người xem hiểu thời gian, địa điểm và người trong hình. Khi chưa đủ tư liệu làm album, một ảnh chung đã được duyệt trên thiệp có thể đi cùng món dùng hằng ngày. Phần chưa biết nên hỏi lại người phụ trách nội dung trước khi in.
Mẫu để điền: “Gặp mặt các thế hệ cán bộ nhân kỷ niệm 30 năm thành lập [đơn vị]”. Câu này nhắc tuổi đơn vị; người nhận có thể đã làm việc trong những khoảng thời gian khác nhau. Quà ghi nhận thâm niên cá nhân cần một chương trình và danh sách riêng.
Nếu giao qua hội cựu cán bộ, dùng cách chia quà cho tập thể và nhiều đầu mối để ghi số bộ đã nhận và phần cần chuyển tiếp. Với ảnh hoặc thư cũ dùng để in, hỏi nguồn, phần được sử dụng và người đồng ý theo hướng dẫn xác nhận tư liệu kỷ niệm.
Cơ quan hoặc ban tổ chức đặt quà chung theo danh sách chương trình, thống nhất logo và lời gửi rồi chia số phần từng nhóm. Ghi cả phần trao tại buổi gặp, nhờ người nhận thay và gửi sau. Khi kết thúc, đầu mối giao quà cần biết những phần nào đã tới người nhận và những phần nào còn giữ.
Gợi ý các loại quà
Bạn có thể bắt đầu từ Album & kỷ yếu kỷ niệm, Ấm chén in logo, Đĩa trưng bày in logo. Mỗi danh mục có hướng dẫn chọn mẫu, in logo và đóng hộp. Hãy chọn theo cách sử dụng, số phần, ngân sách và việc người nhận mang quà về sau lễ.
Kiểm nội dung trước khi đặt và chia quà
Đầu mối liên lạc xác nhận tên, cách xưng hô mong muốn, người nhận thay và nhu cầu gửi sau. Chọn lời đề tặng theo câu chuyện chung; phần tên riêng chỉ in sau khi người phụ trách đã đối chiếu danh sách. Khi có nhiều mẫu quà, ghi số lượng của từng mẫu và kiểm lại hình in trước khi sản xuất.
Ghi phần in chung và phần thay đổi theo từng nhóm. Thống nhất ai kiểm tên, ai nhận hàng và ai theo dõi quà chưa trao. Khi đóng gói, đối chiếu tên trên hộp với danh sách để mỗi phần đến đúng người.
Để chọn quà cho từng nhóm, xem quà kỷ niệm cho các đơn vị, tập thể, quà lưu niệm cho đại biểu dự lễ kỷ niệm.
Hướng dẫn cho từng việc cần làm
- Chuẩn bị danh sách và lời gửi cho quà gặp mặt cựu cán bộ: Chuẩn bị quà cho các thế hệ cán bộ và phần dành cho người vắng mặt.
- Giao quà kỷ niệm in logo tới nhiều địa điểm: Lập danh sách từng nơi giao, số quà và người kiểm nhận.
Nếu cần xác nhận cách gọi số năm, mở hướng dẫn mốc kỷ niệm của tổ chức và hội khóa.
Chuẩn bị yêu cầu đặt quà: ghi tên sự kiện, số năm, logo, số phần của từng nhóm và ngày cần nhận. Mẫu, giá và lịch làm được trao đổi theo yêu cầu cụ thể của bạn.
