Quà ngày truyền thống nhắc về hành trình chung của đơn vị qua nhiều thế hệ. Ban tổ chức đặt số lượng lớn, thống nhất logo, tên sự kiện và mốc lịch sử trước khi in. Số phần cần tính theo các nhóm cán bộ, đại biểu và nơi trao quà.
Ai tặng, ai nhận và kỷ niệm dịp nào?
Ngày truyền thống cần căn cứ riêng của đơn vị. Không mặc định đồng nhất với ngày thành lập pháp nhân hiện tại. Nếu lễ công bố hai mốc, phải thể hiện rõ mỗi con số đang nói về điều gì.
Lịch sử nối tiếp không phải phép cộng tùy ý
Một đơn vị có nhiều giai đoạn tiền thân cần chốt cách gọi đã được tổ chức sử dụng cho chương trình. Người làm quà không tự cộng tuổi các đơn vị hoặc lấy ngày của đơn vị lâu đời nhất. Khi ghi song song hai mốc, lời chú thích cần làm người nhận hiểu quan hệ giữa chúng.
Giữ nguồn cho từng mảnh tư liệu
Mỗi hình, tên cũ và lời kể nên có người cung cấp, thời điểm và phạm vi sử dụng. Một kỷ yếu có thể dành nhiều chỗ giải thích; mặt hiện vật chỉ đủ một phần thông tin. Nên chuyển phần lịch sử dài sang ấn phẩm thay vì đặt hàng chục dòng chữ nhỏ lên biểu trưng.
Trao quà là một điểm trong chương trình
Quà gửi nhân viên đang công tác, người từng gắn bó và khách mời cần cùng nhận diện nhưng có thể khác lời nhắn. Người nhận thay và nơi gửi sau phải rõ trước buổi lễ. Nếu tiếp nhận kỷ vật từ các thế hệ, lập một dòng bàn giao riêng để quà tặng mới không bị lẫn với hiện vật được mang tới đóng góp.
Quà ngày truyền thống theo lịch sử của đơn vị
Quà kỷ niệm ngày truyền thống in logo cần giữ đúng tên dịp và khoảng năm được đơn vị xác nhận. Nếu muốn kể lại nhiều giai đoạn, có thể dùng album với ảnh và chú thích. Khi chỉ cần một dấu hiệu chung trên món dùng hằng ngày, cốc hoặc sổ là hướng để cân nhắc. Chọn theo người nhận và nội dung muốn giữ, dù chương trình ở mốc 5, 20 hay 50 năm.
Phần quà cho cán bộ đang công tác có thể chia theo phòng và địa điểm. Với đại biểu, một ấn phẩm gọn cùng món lưu niệm cần được xem theo cách mang về. Nếu nhờ đại biểu chuyển quà cho cơ quan, ghi tên tổ chức được tặng và số bộ gửi kèm. Các nhóm cùng dùng câu chuyện của đơn vị nhưng có lời gửi riêng khi cần.
Mẫu để điền: “Kỷ niệm 40 năm ngày truyền thống [đơn vị] — [khoảng năm đã xác nhận]”. Giữ đúng cách gọi ngày truyền thống nếu mốc đó khác thành lập. Hướng dẫn duyệt tên và tư liệu lịch sử giúp xử lý tên cũ, hình cũ và những thông tin còn cần hỏi lại.
Nếu các bộ quà được gửi để dùng tại nhiều văn phòng, hỏi nơi đặt trước khi chọn biểu trưng hoặc đồng hồ. Khi tính số lượng, ghi số bộ của từng nơi thay vì lấy số khách dự lễ. Phần kể dài có thể đặt trong album và kỷ yếu lưu niệm để người nhận đọc được sau chương trình.
Người phụ trách tập hợp số phần của các nhóm thành một đơn đặt chung. Trước khi làm số lượng lớn, đối chiếu tên dịp, logo và lời in trên từng bộ mẫu. Những bộ có thiệp khác cần được ghi rõ dành cho ai, bao nhiêu phần và giao ở đâu.
Gợi ý các loại quà
Bạn có thể bắt đầu từ Album & kỷ yếu kỷ niệm, Biểu trưng để bàn, Đĩa trưng bày in logo. Mỗi danh mục có hướng dẫn chọn mẫu, in logo và đóng hộp. Hãy chọn theo cách sử dụng, số phần, ngân sách và việc người nhận mang quà về sau lễ.
Kiểm nội dung trước khi đặt và chia quà
Tổ biên soạn lịch sử, ban tổ chức và bộ phận thiết kế cần dùng chung một bản chú giải tên và năm. Tư liệu chưa rõ niên đại phải được giữ ngoài bản in hoặc có cách ghi được người có trách nhiệm chấp thuận. Khi có nhiều mẫu quà, ghi số lượng của từng mẫu và kiểm lại hình in trước khi sản xuất.
Ghi phần in chung và phần thay đổi theo từng nhóm. Thống nhất ai kiểm tên, ai nhận hàng và ai theo dõi quà chưa trao. Khi đóng gói, đối chiếu tên trên hộp với danh sách để mỗi phần đến đúng người.
Để chọn quà cho từng nhóm, xem quà kỷ niệm cho các đơn vị, tập thể, quà lưu niệm cho đại biểu dự lễ kỷ niệm.
Hướng dẫn cho từng việc cần làm
- Chuẩn bị nội dung quà ngày truyền thống in logo: Kiểm mốc lịch sử, tên và hình ảnh dùng trong ngày truyền thống.
- Duyệt tên cũ, tên mới và tư liệu cho quà kỷ niệm: Kiểm tên cũ, tên hiện tại và tư liệu được phép đưa lên quà.
Nếu cần xác nhận cách gọi số năm, mở hướng dẫn mốc kỷ niệm của tổ chức và hội khóa.
Chuẩn bị yêu cầu đặt quà: ghi tên sự kiện, số năm, logo, số phần của từng nhóm và ngày cần nhận. Mẫu, giá và lịch làm được trao đổi theo yêu cầu cụ thể của bạn.
