Lập kế hoạch quà kỷ niệm công ty theo nhóm nhận

Kế hoạch quà kỷ niệm công ty nên bắt đầu bằng bốn câu hỏi: đang kỷ niệm mốc nào, ai được tặng, họ nhận quà ở hoạt động nào và các món sẽ dùng logo cùng lời in gì. Từ đó, người phụ trách mới tính số phần, chia kinh phí và xác định ngày cần hàng. Nếu chỉ đếm khách ngồi trong hội trường, kế hoạch dễ bỏ sót nhân viên đang làm việc ở nơi khác hoặc người được gửi quà sau lễ.

Trước khi hỏi mẫu cho đơn quà in logo số lượng lớn, hãy ghi từng nhóm nhận, mục đích tặng, lúc trao và số phần vào một bảng chung. Có thể xem hướng chọn quà theo dịp tại quà kỷ niệm thành lập công ty in logo. Hướng dẫn dưới đây giúp công ty tập hợp nhu cầu cho cả chương trình để các bộ phận cùng đặt, duyệt và chia hàng theo một kế hoạch.

Ghi rõ công ty đang kỷ niệm điều gì

Mở kế hoạch bằng tên đơn vị, mốc kỷ niệm và khoảng năm đã xác nhận. Kỷ niệm thành lập tập đoàn khác với kỷ niệm một công ty thành viên hoặc chi nhánh. Nếu nhiều đơn vị cùng tham gia, ghi rõ tên và logo nào xuất hiện chính, bên nào phối hợp và những lời in nào dùng chung. Người thiết kế sẽ biết cần thể hiện đúng vai trò của từng đơn vị.

Ngày thành lập và ngày tổ chức lễ có thể khác nhau, vì vậy hãy ghi riêng “mốc kỷ niệm” và “lịch chương trình”. Nếu buổi lễ đổi ngày, không tự đổi khoảng năm trên quà. Khi muốn in thêm ngày cụ thể, cần nói rõ đó là ngày thành lập hay ngày diễn ra sự kiện để người xem không hiểu một con số theo hai cách khác nhau.

Mẫu mô tả giả định: “Công ty A chuẩn bị quà lưu niệm cho chương trình kỷ niệm 20 năm thành lập, 2006–2026. Quà dành cho các nhóm được duyệt trong những hoạt động của công ty, dùng chung tên, logo và dấu kỷ niệm đã xác nhận.” Hãy thay bằng dữ liệu thật và bổ sung nhóm được tặng, để các bộ phận biết mình đang đề xuất cho cùng một chương trình.

Phân nhóm người nhận theo quan hệ và việc cần làm

Đừng bắt đầu bằng các mức quà “cao” và “thấp”. Trước hết, xác định nhóm nào có quan hệ với dấu mốc và họ nhận quà trong tình huống nào. Nhân viên có thể nhận qua đơn vị làm việc; đối tác đến theo đoàn; khách hàng được mời tham dự một hoạt động cụ thể; cựu cán bộ được liên hệ qua đầu mối gặp mặt. Cách trao và nội dung đề tặng có thể khác nhau dù cùng nhận diện chính.

Với mỗi nhóm, ghi căn cứ đưa vào phạm vi, người cung cấp số liệu và người chốt tổng. Nếu nhóm “đối tác” chưa rõ bao gồm ai, cần làm rõ trước khi đặt một lượng hàng dự kiến. Người đại diện đối tác dự lễ khác với toàn bộ nhân sự của đối tác. Chỉ mở rộng tới đội ngũ bên kia khi đó là một phần của chương trình đã được xác nhận.

Một người có thể có tên trong danh sách nhân sự cũ, khách mời và đại diện đối tác. Cần thống nhất cách nhận quà để không tính trùng. Nếu mỗi người nhận một phần, chọn một dòng chính cho họ trong bảng. Nếu đại diện nhận nhiều phần để mang về tổ chức của mình trao tiếp, ghi riêng số nhận hộ; đó không phải toàn bộ quà dành riêng cho người đại diện.

Gắn số quà với từng hoạt động và thời điểm trao

Quà có thể xuất hiện ở buổi gặp gỡ nội bộ, lễ chính và các đợt gửi tới nơi làm việc. Mỗi lần xuất hiện cần có mục đích rõ. Một phần quà lưu dấu mốc phát trong lễ không phải tự động được phát lại ở buổi tổng kết sau đó. Hãy xác định mỗi người được nhận phần nào và vào thời điểm nào để cả chương trình dùng chung một quy tắc.

Bài viết của iERP về dịp 10 năm thành lập nêu việc trao quà cho nhân viên và một chuỗi hoạt động kéo dài qua nhiều tháng. Nguồn cho thấy lễ kỷ niệm có thể có nhiều hoạt động, nhưng không cho biết công ty đặt những bộ quà nào, kinh phí hay nhà cung cấp. Người lập kế hoạch vẫn cần tính theo chương trình thực tế của doanh nghiệp mình.

Nếu chương trình có thi đấu hoặc khen thưởng, hãy ghi riêng phần thưởng và quà lưu niệm chung. Danh sách thắng giải không thay cho danh sách được nhận quà kỷ niệm. Lời gửi ghi nhận sự có mặt trong dấu mốc chung của công ty cũng không cần đổi thành danh hiệu cá nhân để làm các nhóm khác nhau. Chỉ nội dung thuộc đúng chương trình kỷ niệm mới dùng trên đơn quà này.

Lập bảng gồm hoạt động, nhóm được tặng, ý nghĩa phần quà, số lượng đã được tính, nơi giữ hàng và người trao. Cột “đã tính trong số đặt” giúp kiểm khi nhiều phòng ban cùng đề nghị nhận hàng. Mỗi đề nghị cần cho biết đang xin lấy phần đã phân hay muốn thêm số quà mới, để người mua không cộng lại cùng một nhu cầu.

Thống nhất mẫu chung rồi xem nhóm nào cần khác

Các bộ quà có thể cùng logo và dấu kỷ niệm, chỉ khác lời đề tặng hoặc cách đóng hộp. Chỉ làm mẫu khác khi có lý do cụ thể: cần đổi cách xưng hô, lời gửi của công ty, ngôn ngữ đã duyệt hoặc cách trao. Nếu khác biệt chỉ để mỗi phòng ban có dấu riêng, hãy xem nhãn ngoài kiện có đáp ứng được không trước khi thêm một thiết kế mới.

Trong kế hoạch, ghi những thông tin cả chương trình phải dùng thống nhất, chẳng hạn tên công ty, dấu kỷ niệm và câu chủ đề. Tên người hoặc tổ chức nhận chỉ bổ sung khi cần và được xác nhận. Thông tin chưa rõ không nên đặt vào mẫu dùng chung, vì sửa một chi tiết ấy sau này có thể buộc người thiết kế rà lại tất cả các món đã áp dụng.

Người lập kế hoạch chỉ cần xác định chức năng của từng phần quà và điều kiện sử dụng. Nếu bộ quà có nhiều món, nhiệm vụ phân vai giữa món sử dụng, phần giữ dấu mốc và bao gói được xử lý trong hướng dẫn phối bộ quà tặng theo mục đích của từng thành phần. Không cần biến bảng chương trình thành danh sách càng nhiều món càng tốt.

Ví dụ chia 1.200 phần theo nơi và cách nhận

Ví dụ giả định: công ty đồng ý đặt 1.200 phần, gồm 800 phần cho nhân viên, 300 phần cho khách bên ngoài và 100 phần cho cựu cán bộ được mời. Các số liệu dùng để thử cách chia quà trong bảng, không phải số lượng được khuyến nghị theo tuổi công ty hay mức tối thiểu của một đơn hàng.

Bảng cho thấy 720 phần trao tại lễ chỉ là một phần số quà đã đặt. Nếu lễ tân chỉ tính theo ghế ngồi, 480 phần nhận qua những cách khác sẽ bị bỏ sót. Ngược lại, khi các đơn vị tới lấy 420 phần đã phân, không được tính yêu cầu lấy hàng ấy thành một đơn đặt thêm. Cần tìm đúng dòng đã ghi trong bảng để biết đang giao phần nào.

Giả sử 40 nhân viên đổi từ nhận tại lễ sang nhận ở đơn vị vì lịch làm việc thay đổi. Số quà cần đặt giữ nguyên, chỉ chuyển 40 phần từ cột này sang cột kia. Nếu công ty muốn tặng thêm 40 người chưa có trong kế hoạch, mới cần duyệt tăng số lượng. Hai việc cùng có con số 40 nhưng chỉ một việc làm phát sinh nhu cầu mua thêm.

Biết cần giữ gì khi điều chỉnh kinh phí

Khi chưa biết mỗi nhóm nhận những món gì và bao nhiêu phần, một khoản ngân sách chung sẽ khó cho thấy có thể điều chỉnh ở đâu. Sau khi xác định nhóm và mục đích, hãy xem lại các món trong bộ, chi tiết làm riêng, hộp và cách giao. Nếu cần giảm chi, nêu rõ thay đổi ấy ảnh hưởng việc sử dụng hay trao quà thế nào, thay vì cắt đều từng khoản mà không biết món nào còn phù hợp.

Mốc 5, 10, 15, 20, 25, 30, 40 hay 50 năm không tự quyết định chất liệu hoặc mức chi. Cùng một mốc, chương trình tập trung vào đội ngũ ở nhiều nơi sẽ có bài toán khác với chương trình có nhiều đoàn khách. Mức độ làm riêng cần theo mục đích, số lượng và khả năng duyệt nội dung, không theo một thang “tuổi công ty càng lớn thì quà càng đắt”.

Để tính từng khoản và phần chưa được báo giá, xem hướng dẫn lập ngân sách quà tặng doanh nghiệp. Kế hoạch chương trình cần giữ rõ ai được tặng, những món cần có, số lượng và người được quyền thay đổi. Bảng ngân sách dùng các quyết định ấy để tính tiền và cho thấy điều gì cần xin duyệt nếu phương án thay đổi.

Lập lịch duyệt để biết khi nào có thể bắt đầu làm hàng

Lịch thực hiện cần dựa vào hạn hàng phải có tại điểm trao cuối và khả năng đáp ứng được xác nhận, không áp một số ngày cố định cho mọi đơn. Tách các mốc chốt nội dung, chốt số lượng, duyệt mẫu, tiếp nhận và phân bổ. Một hoạt động diễn ra sớm trong chuỗi có thể cần hàng trước lễ chính; phải thể hiện điều đó trong yêu cầu.

Người duyệt lịch sử công ty, người duyệt logo, người quyết định kinh phí và người nhận hàng có thể khác nhau. Hãy ghi rõ mỗi người xác nhận phần gì. Khi muốn thay đổi, người tổng hợp xem đang đổi lời in, món quà, số lượng hay nơi giao rồi chuyển đúng người quyết định. Không cần triệu tập tất cả cho một thay đổi địa chỉ nếu mẫu quà và kinh phí vẫn giữ nguyên.

Có thể ghi tình hình như sau: “Tên và mốc đã xác nhận; logo đang duyệt; số phần cho nhân viên đã rõ; khách bên ngoài còn chờ danh sách; ngày nhận tại điểm A đã đồng ý.” Người đọc sẽ biết việc nào sẵn sàng, việc nào còn cần giải quyết. Các bước xem mẫu trước khi cho làm hàng loạt được hướng dẫn trong quy trình duyệt mẫu quà tặng.

Chuẩn bị người trao và cách kiểm số quà từ đầu

Đừng chờ hàng tới mới quyết định ai giữ và ai phát. Với mỗi cách nhận, ghi người phụ trách, số phần từng mẫu và cách báo lại số đã trao. Đại diện một phòng ban nhận nhiều kiện cần biết mỗi kiện dành cho nhóm nào. Nếu chỉ ghi tổng số mà không giữ bảng chia, sau chương trình sẽ phải hỏi lại từng người mới biết quà đang ở đâu.

Phần nhận tại lễ, chuyển tới nơi làm việc và gửi sau nên có trạng thái riêng. Hàng đã giao cho đầu mối chưa hẳn đã tới người nhận cuối. Khi người không dự lễ vẫn thuộc phạm vi được tặng, phần của họ phải được giữ trong bảng phân bổ và có hạn xử lý sau chương trình. Không xem toàn bộ quà còn tại kho là hàng dư để phân lại.

Nếu có nhiều cơ sở, dùng hướng dẫn giao quà nhiều địa điểm để chuẩn bị địa chỉ, nhãn kiện và người nhận. Bảng chung vẫn cần cộng được về đúng số phần đã đặt và cho biết mỗi nơi đã nhận, đã trao hay còn giữ bao nhiêu. Nhờ đó, nhiều nhóm cùng hỗ trợ giao hàng cũng không làm mất dấu những phần chưa đến tay người được tặng.

Tóm tắt kế hoạch để gửi yêu cầu đặt quà

Bản kế hoạch đủ dùng cần trả lời được: đơn vị nào kỷ niệm mốc nào, chương trình muốn gửi lời gì, ai được nhận và bao nhiêu phần, nhóm nào cần lời hoặc món khác, logo nào đã duyệt, khi nào cần hàng, ai quyết định và ai tiếp nhận. Phần còn chờ được ghi cụ thể để bên thực hiện biết đang dự tính những gì và chưa thể làm theo thông tin nào.

Có thể gửi tóm tắt: “Quà cho chương trình …; số phần dự kiến …; các nhóm nhận theo bảng …; logo và lời chung …; nhóm cần nội dung khác …; nơi nhận và ngày cần hàng …; người liên hệ …; việc còn chờ xác nhận …”. Khi gửi yêu cầu báo giá quà kỷ niệm công ty số lượng lớn, kèm bảng này để trao đổi mẫu trên cùng nhu cầu. Sau mỗi quyết định thay đổi, cập nhật lại bảng và báo cho các bên đang sử dụng.